Предоставление услуг консьержа является неотъемлемой частью функционирования современного бизнеса. Консьерж-сервис предоставляет юридическим лицам возможность получить широкий спектр услуг, от организации деловых встреч и закупки бизнес-билетов до организации корпоративных мероприятий и бронирования гостиничных номеров. Отношения между консьерж-сервисом и юридическим лицом формализуются в договоре, который определяет обязанности и условия предоставления услуг.
Перечень обязанностей консьержа включается в его должностную инструкцию
1. Организация работы офиса
• Прием и регистрация входящих звонков – консьерж отвечает на входящие звонки и передает информацию сотрудникам либо клиентам организации.
• Работа со входящей и исходящей корреспонденцией – консьерж принимает, регистрирует и распределяет входящую корреспонденцию, а также отправляет исходящую почту.
2. Обеспечение безопасности
• Контроль доступа – консьерж осуществляет контроль доступа в офис, регистрирует и выдает пропуска для сотрудников и посетителей.
• Обеспечение безопасности в офисе – консьерж следит за порядком и безопасностью в офисе, осуществляет видеонаблюдение и вызывает службы безопасности при необходимости.
3. Оказание административной поддержки
• Организация встреч и проведение переговоров – консьерж организует встречи и переговоры, бронирует переговорные комнаты и обеспечивает необходимое оборудование.
• Поддержка организационных мероприятий – консьерж участвует в организации корпоративных мероприятий, семинаров, выставок и др.
4. Предоставление дополнительных услуг
• Бронирование гостиниц и трансферов – консьерж оказывает услуги по бронированию гостиниц и заказу трансферов для клиентов и сотрудников.
• Организация питания – консьерж рекомендует и заказывает кейтеринговые услуги в соответствии с пожеланиями клиентов и сотрудников.
Вышеперечисленные обязанности консьержа являются лишь основными и могут различаться в зависимости от требований компании. Разработка должностной инструкции для консьержа позволяет четко определить роли и задачи сотрудника, обеспечивая высокий уровень сервиса для клиентов и юридических лиц.
График и условия работы консьержа на ОСС
При предоставлении услуги консьержа юридическим лицом по договору, график и условия работы консьержа утверждаются собственниками на объекте строительства. Это служит гарантией, что работа будет организована эффективно и соответствовать потребностям клиентов и их графикам.
График работы консьержа
График работы консьержа устанавливается на основе общего согласия собственников. Важно учитывать особенности работы и предпочтения клиентов. Работа консьержа может осуществляться в следующих режимах:
- Круглосуточно — консьерж работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Такой график позволяет оказывать услуги в любое время суток, что особенно актуально для объектов, где проживает многочисленное население с различными графиками работы.
- Дневной режим — консьерж работает только в рабочие дни и в определенные часы. Это может быть, например, с 9:00 до 18:00. В таком случае, консьерж может оказывать услуги только в определенное время, что может быть удобно для собственников, имеющих стандартные рабочие графики.
- Сочетание круглосуточного и дневного режима — консьерж может работать круглосуточно в определенные дни, например, по выходным, и в дневное время в остальные дни. Это позволяет адаптироваться к нуждам различных групп клиентов.
Условия работы консьержа
Помимо графика работы, установлены и другие важные условия работы консьержа:
- Обязанности консьержа, которые включают проверку личности и пропусков посетителей, управление доступом в здание, прием и передачу посылок, помощь с информацией и консультации по различным вопросам.
- Уровень квалификации консьержа, включая знание правил и норм безопасности, техники общения с посетителями, умение работать с компьютером и другими устройствами.
- Организация обучения консьержей. Это может быть проведение различных тренингов и семинаров, а также предоставление доступа к необходимым ресурсам и информации.
В результате, установление графика и условий работы консьержа на объекте строительства согласно договору с юридическим лицом, позволяет обеспечить качественное и профессиональное предоставление услуг и взаимодействие с клиентами.
Функционал консьержа зависит от статуса дома и решения собственников
Жилые комплексы
- Организация приема и отправки корреспонденции;
- Прием гостей и контроль доступа к дому;
- Неотложная помощь жильцам в случае нештатных ситуаций;
- Поддержание порядка и чистоты в общих зонах;
- Организация услуг химчистки, предоставление транспортных услуг и других услуг по запросу.
Офисные здания
- Прием и регистрация посетителей, организация пропускного режима;
- Заказ такси, организация доставки писем, посылок;
- Управление коммунальными услугами (электричество, вода, отопление);
- Обеспечение безопасности – контроль доступа и видеонаблюдение;
- Организация мероприятий, бронирование переговорных комнат.
Торговые центры
- Организация парковки и контроль за автомобилями;
- Прием и регистрация клиентов, оказание информационной поддержки;
- Организация доставки товаров и услуг;
- Контроль за порядком и безопасностью в здании;
- Проведение маркетинговых акций и мероприятий для посетителей.
Консьерж является важной фигурой в современных объектах. Он выполняет разнообразные функции, специфика которых зависит от статуса здания и потребностей его собственников или арендаторов. В любом случае, консьерж играет роль организатора, координатора и помощника, обеспечивая комфорт и безопасность жителей или работников объекта.